信息学院研究生参加国际会议专项基金

申请指南（200608修订）

一、宗旨

 为了落实清华大学国际化学生培养计划，支持信息科学技术学院（以下简称“信息学院”）研究生出国参加高水平的国际学术会议，促进与国际顶尖学者直接交流与沟通，了解所在学科研究领域的最新进展和动态，特设立此项专项基金。该专项基金由我校校友邓锋先生全额资助。

二、原则

1．申请者需为信息学院在学研究生，拟参加的国际学术会议的主题应与申请者学位论文研究内容紧密相关，且拟参加的国际会议会期应在毕业之前；

2．申请者需为我校论文第一作者，并被邀请到会宣读论文（非口头报告（poster）论文不予考虑）；

3．申请者一般应具备相应的外语水平：通过学校公派出国外语考试，或英语六级成绩在75分以上，或TOEFL成绩在580分以上等；

4．申请者拟参加的国际会议原则上应为由“清华大学博士生出席国际会议基金”审核认定的相关研究领域中高水平的国际会议 (见附件一)。对于个别不在此列的，须提供本届或上一届该会议作口头报告论文的录用率，要求录用率低于50％（不包括50％）；

5．申请者为博士生的，须提前向学校申请“清华大学博士生出席国际会议基金”，获得审批结果；

6．获得会议主办方或其它项目资助者，已获资助部分本项基金不再予以资助；获得“清华大学博士生出席国际会议基金” 者，已获资助部分本项基金也不再予以资助；

7．对于无法获得其它任何资助的申请，如果通过本项目的评审，本项基金将负责支付所参加会议的往返交通费（经济仓）和住宿费（最多不超过4天）；

8．本项目可多次申请，每次的申请金额原则上不超过10000元人民币（或等值其它货币）。

三、申请程序

1．学生填写申请表（见附件二）；

2．导师签署推荐意见，所在系、院、所教务主管和外事主管主任审核；

3．学生提前至少一个月时间将申请表及有关材料报送信息学院办公室审核；

4．信息学院一周内将审核结果通知学生，并将已批复的申请表复印件给各单位备案。

四、申请材料

1．信息学院研究生出席国际学术会议专项基金申请表

2．会议正式征文通知(Final Call for Paper)

3．论文录用函

4．大会邀请函

5．会议口头报告说明

6．拟发表论文全文

7．外语水平证明（同学校对研究生出境外语水平的要求）

8．会议录用率说明（为Oral + Poster等文章的总录用率，应为camera format，可向本届会议TPC chair发信索取，也可参考上届出版论文集，要求低于50%）          

9．国际处开具的出国批件（获得资助许可后，借款前补交）

五．受资助者义务

获得基金资助的申请者，持国际处开具的出国批件，在出席会议前一个月内到信息学院办公室办理借款手续，；会议结束后一个月之内，将以下材料报信息学院办公室，办理报销手续。

1．会议日程安排（Final Program, 含有本人发言的日程页复印件）

  2．已发表论文全文的复印件

3．护照首页及标有出入境日期页面的复印件

4．参加国际会议的总结报告（电子版发至jlfeng@mail.tsinghua.edu.cn即可)

5．参会情景照片3张（主会场前留影、报告时留影、主办城市前留影，电子版发送至jlfen@mail.tsinghua.edu.cn）

6． 批准资助细目的正式发票原件（所有发票背后需有导师和本人签字；机票原件需随发票附上）

7．外汇收支报销表（见附件）

六．附则

1．本计划首期3年（2004年至2007年）。到期后由资助方与信息学院共同商订后续事宜。

2．本指南由信息学院负责解释。